Comment mettre en place le contrôle de gestion ? Ou, comment optimiser la gestion d’une entreprise ?

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« Les gagnants seront ceux qui restructurent la manière dont l’information circule dans leur entreprise. »
Bill Gates

Le contrôleur de gestion éclaire les prises de décisions des dirigeants et manageurs. Sa mission est de collecter, traiter, analyser et communiquer les informations pour aider les dirigeants et manageurs à faire des choix pertinents. Le contrôle de gestion est donc un atout pour une entreprise qui le met en place. En effet, cet outil apporte de la visibilité sur la situation économique d’entreprise, sur des dysfonctionnements et sur des améliorations possibles. Comment ? En évaluant le résultat des décisions et donc des actions. Le contrôle de gestion repose notamment sur le concept d’amélioration continue. Or, cette philosophie est essentielle pour la pérennité d’une entreprise et pour son développement.

Comment mettre en place cet outil de pilotage dans une entreprise ? Autrement dit, comment optimiser la gestion d’une entreprise ?

Avoir une comptabilité à jour régulièrement

Une comptabilité à jour permet d’avoir de la visibilité sur le chiffre d’affaires, les dépenses et donc le résultat en cours d’exercice. Or, cela est indispensable pour piloter une entreprise. En effet, un dirigeant doit prendre des décisions en ayant le maximum d’informations sur la situation économique de sa société. Or, il arrive souvent que le chef d’une petite entreprise attendent 3 mois après la fin d’exercice pour avoir sa liasse et donc son résultat.

Le dirigeant a deux possibilités dont le choix dépend de la taille de l’organisation et des coûts engendrés :

  • Soit d’internaliser la comptabilité (recrutement d’un comptable ou secrétaire comptable). C’est la meilleure solution pour mettre en place par la suite un suivi analytique de l’activité ;
  • Soit de demander à l’expert-comptable de communiquer mensuellement le compte de résultat (ou une balance). Cette alternative a ses limites pour la mise en place d’une comptabilité analytique.

Il convient également d’adopter le « fastclosing ». Il s’agit d’une démarche permettant de produire régulièrement une situation mensuelle du résultat de l’entreprise. Si l’entreprise est de petite taille, il convient donc de suivre le chiffre d’affaires mensuellement et 20% des charges (en nombre) qui représentent 80% en volume (en €). Identifiez également les charges récurrentes.

Créer une comptabilité analytique

La comptabilité analytique est différente de la comptabilité générale. Elles n’ont pas le même objectif. La comptabilité générale a un rôle fiscal. La comptabilité analytique permet de calculer le prix de revient d’un produit, service, projet ou d’une activité. Le processus consiste à affecter des recettes et des dépenses aux différents produits ou aux prestations que vous commercialisez. L’objet est de connaître leur marge. Par conséquent, cela implique de mettre en place une codification analytique. La codification peut se faire par article, chantier, affaire et projet.

Pour rappel :

  • Le coût de revient d’un produit ou autre = Coûts d’achat + Coûts de production + Coûts de distribution
  • La marge sur coût de revient d’un produit ou autre = Prix de vente – Coût de revient

Certaines charges sont facilement imputables à un article ou à une affaire par exemple. On parle en contrôle de gestion de charges directes. Or, d’autres dépenses sont difficilement attribuables. Dans ce cas, on parle de charges indirectes. Ces dernières sont réparties en utilisant une clé de répartition.

Il existe plusieurs approches pour calculer le coût de revient. A titre d’information, les principales méthodes sont celles des coûts standards, variables, spécifiques ou par activités (méthode ABC)…

Le conseil que je puisse vous donner, c’est d’être pragmatique. Choisissez la méthode la plus simple, la moins onéreuse, tout en étant la mieux adaptée à votre activité !

Mettre en place une organisation et des outils informatiques

Mettre en place le contrôle de gestion implique de penser l’organisation administrative et le système d’information (CRM, logiciel comptable, et autres logiciels), pour récupérer rapidement les informations. L’objectif est d’avoir le bon équilibre entre les ressources consommées (temps et argent) et la visibilité nécessaire pour piloter une entreprise.

De plus, le contrôle de gestion s’appuie également sur les services opérationnels. En effet, le dispositif implique d’intégrer des procédures pour récupérer les données. Cela se traduit par un alourdissement du travail des collaborateurs des différents services (commercial, achat et autres).

Que ce soit une start-up, TPE, PME, ETI ou un groupe, l’organisation a besoin de solutions et applications informatiques pour gérer et développer l’activité. Ces solutions concernent la comptabilité, la gestion commerciale, la gestion financière, la paie et les ressources humaines, etc. Le contrôleur de gestion va extraire les données de ces applications, les retraiter, les analyser et les communiquer. Comment ? En faisant soit des extractions des logiciels pour les retravailler sur Excel (mais cela à ses limites), soit en connectant les applications à un outil décisionnel comme microsoft power bi desktop ( et c’est gratuit !) . En effet, les outils décisionnelles comme power bi permettent d’obtenir des reporting interactifs et avec une interface similaire à Excel.

Exemple de reporting

Adopter une démarche d’amélioration continue

Le contrôle de gestion a une démarche très proche du Kaïzen (amélioration continue). La démarche permet en effet de planifier, faire, contrôler et ajuster les actions. En effet, cela consiste notamment à retranscrire la planification des actions dans un budget et de suivre le résultat de ces actions à travers le suivi des reporting.

Pour améliorer la performance d’une activité, il est important d’identifier les facteurs clés de succès d’une entreprise, c’est-à-dire les conditions essentielles pour atteindre ses objectifs. Par la suite, ces facteurs sont déclinés en indicateurs clés de performance. Puis, il convient de mettre en place des reporting (ou tableaux de bord) pour suivre l’évolution de ces indicateurs dans le temps, pour s’assurer de la réalisation des objectifs. A titre d’exemple, ces indicateurs peuvent être :

  • commerciaux : nombre d’appels, nombre de rendez-vous….
  • métiers : productivité atelier, taux de SAV, délai de fabrication…
  • de gestion : trésorerie, délai de facturation, niveau des stocks…

« Anticiper » est essentiel dans la gestion d’une entreprise. Or, le budget est un outil efficace pour aborder cette démarche prévisionnelle. Le processus consiste à fixer de façon chiffrée les objectifs et les moyens nécessaires pour les réaliser. Le budget doit prendre en compte les atouts et les difficultés d’une entreprise. C’est un outil de gestion dynamique, qui a de nombreux avantages pour un manageur et un chef d’entreprise. En  effet il permet de :

  • piloter la performance de l’entreprise en se projetant dans l’avenir ;
  • déléguer les décisions de la direction aux responsables de service ;
  • coordonner les centres de responsabilités ;
  • motiver les équipes.

Pour conclure

Le contrôle de gestion vise à assurer la bonne gestion d’une entreprise par l’utilisation d’outils d’analyse. C’est une démarche d’amélioration continue qui apporte de la visibilité sur la performance d’une activité. Le processus consiste à récupérer les données, les retraiter, les analyser et les communiquer. Plus l’entreprise se développera, plus la nécessité de mettre en place le contrôle de gestion sera vitale. La mise en place du contrôle de gestion dans une entreprise se concrétise par une comptabilité à jour, une comptabilité analytique, une organisation administrative adéquate et enfin par l’animation des équipes à travers des indicateurs de performance.

 

Article rédigé et publié par Laurent PHILIPPE consultant en contrôle de gestion

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