A l’heure de la numérisation, les fonctions financières doivent s’adapter pour être plus performantes. J’interviens dans les PME pour optimiser les organisations administratives et financières. Force est de constater que trop de tâches sont réalisées manuellement. L’exemple le plus intéressant est le traitement manuel des factures fournisseurs alors que 99% sont créées informatiquement. Or, l’évolution des services financiers représente un défi nécessaire pour le développement de l’entreprise.
Comment améliorer l’efficacité des traitements comptables ?
L’efficacité du service comptable se traduit par une optimisation de la productivité dans le traitement des tâches comptables, le risque limité d’erreurs, le paiement dans les délais des fournisseurs, la maîtrise du recouvrement des créances…
Les deux facteurs importants à maîtriser sont la limitation de la circulation des documents papiers et de la saisie manuelle des informations enregistrées dans d’autres logiciels. L’efficacité passe par l’automatisation à bon escient des traitements comptables.
Il existe de nombreux logiciels de gestion sur le marché qui automatisent des tâches comptables comme le traitement des factures fournisseurs et la gestion de relances clients….
Une opportunité d’améliorer les performances de l’entreprise.
L’automatisation fluidifie le processus de validation et de traitement. Cela permet de gagner du temps et d’accéder plus rapidement à l’information, particulièrement au niveau des indicateurs financiers. La société peut ainsi être plus réactive.
De plus, cela améliore la qualité de l’information financière en évitant les erreurs, qui s’explique par la réduction de saisie manuelle et la mise en place de contrôle accompagnant l’automatisation. Le risque d’erreurs peut avoir des impacts sur la performance financière de l’entreprise.
L’automatisation permet à l’entreprise de renforcer les contrôles internes et donc de réduire les risques de fraude et de non-respect règlementaire. Les documents sont plus facilement accessibles et leur traitement peut être retracé.
Exemple de traitement comptable automatisable.
À titre d’exemple, mentionnons l’automatisation des comptes fournisseurs. De fait, cette automatisation se démocratise de plus en plus dans les PME. En général, chaque éditeur de logiciels dispose d’une solution, comme ScanFact pour SAGE100 ou CEGID.
Un service de comptabilité fournisseur ayant un faible niveau d’automatisation devra gérer la classification des factures papiers, les copies à transmettre pour accord de paiement aux responsables et la récupération des accords. Par malchance si nous perdons le document, nous devons en refaire une copie.
Bref, la galère ! Si le traitement est automatisé, la facture est scannée à la réception (mieux elle est déjà dématérialisée), puis classée, saisie et transmise aux signataires pour approbation automatique. L’automatisation permet d’améliorer la trésorerie en évitant la double saisie pouvant se traduire par un trop payé.